Kategorije i potkategorije

Excel možemo da koristimo za popunjavanje upitnika, a u tu svrhu često se koriste strukturirane tabele u kojima se evidentiraju rezultati. Kada je rezultat jedna od nekoliko, unapred poznatih, vrednosti unos se vrši izborom iz liste. Ponekad se javlja potreba da, nakon izbora u prvoj listi, utičemo na stavke koje se pojavljuju u drugoj. Npr. da izborom kategorije utičemo na prikaz povezanih potkategorija. Kako da ovo postignemo?

Za izbor kategorije potrebno je da kreiramo istoimenu kolonu u kojoj su prikazane sve potrebne kategorije. Uz pomoć opcije Data Validation omogućićemo izbor odgovarajućih vrednosti iz liste.

Pošto izborom kategorije treba da prikažemo listu sa nazivima potkategorija dodaćemo još tri kolone: PK1, PK2 i PK3. U njima je potrebno upisati stavke koje označavaju potkategorije. Liste koje kreiramo uz pomoć opcije Data Validation uvek gledaju na neki opseg iz koga se preuzimaju vrednosti, te je naš glavni zadatak da kreiramo jednu takvu listu kojoj će se menjati vrednosti u zavisnosti od izabrane kategorije. U tu svrhu kreiraćemo formulu koja koristi nizove:

=IF(Table1[KATEGORIJA]=$A$2;C2:C3;IF(Table1[KATEGORIJA]=$A$3;
D2:D5;IF(Table1[KATEGORIJA]=$A$4;E2:E4;““)))

Nakon što unesemo formulu potrebno je da je snimimo klikom na CTRL+SHIFT+ENTER, u suprotnom Excel će javiti grešku. Dalje, kopiranjem formule vršimo popunjavanje opsega vrednosti koje će biti preuzete u listi potkategorija. Tamo gde Excel pronađe vrednosti one će biti prikazane, u suprotnom vraća vrednost 0. Konačnu listu za preuzimanje vrednosti dobijamo uz pomoć formule:

=IF(G2<>0;G2;““)

Na ovaj način sve nule menjamo znakom blanko. Sada je još samo potrebno iskoristiti Data Validation za izbor potkategorije, što činimo navođenjem opsega u kome se nalaze izračunate vrednosti.

Ovo rešenje ima jednu manu, a to je da lista potkategorija uvek ima fiksiran broj „slotova“. Od 2019. godine Excel donosi nove funkcije koje podržavaju dinamičke nizove čijom se upotrebom ovo može prevazići. Ali o tome će biti reč u nekom od narednih „recepata“…