Pivot keš

Pivot keš se automatski kreira svaki put kada napravite Pivot tabelu, a radi se o objektu koji je replika izvora podataka na osnovu koga ste napravili Pivot tabelu. Svaki put kada je potrebno promeniti izgled Pivot tabele Excel automatski poziva keš (cache), prosto zato što je to mnogo brže jer se radi o podacima koji su pohranjeni u memoriji računara. Međutim, šta se dešava kada dođe do greške u sinhronizaciji podataka?

Pivot keš se generiše ukoliko je u opcijama Pivot tabele označeno izborno polje Save Source Data With File. Ova opcija podazumeva i veću Excel datoteku, pošto se podaci snimaju zajedno sa izveštajem. Ali opet, to i nije tako loše jer će izveštaj raditi brže, posebno ako smo se povezali sa nekom velikom kolekcijom podataka. Ponekad se dogodi da keš ostane, iako ste promenili izvor podataka. Ispričaću vam moje iskustvo, pa ćete bolje da razumete o čemu se radi.

Ja kućne finansije vodim u Excel datoteci. Ona se sastoji iz dva radna lista, prvi čini strukturirana tabela sa podacima, a drugi je radni list u kome se nalazi jednostavan izveštaj. Uostalom, više detalja imate u jednom od prethodnih “recepata”. Kako bih mogao da joj pristupim sa više uređaja, Excel datoteka se nalazi u oblaku i redovno se sinhronizuje sa računarom. Početkom svake godine, ispraznim tabelu u prvom radnom listu, izvršim inicijalizaciju i počinjem da evidentiram transakcije.

Pre nekoliko dana pokušao sam da napravim Pivot izveštaj, međutim dobio sam neke sasvim čudne podatke. Iako sam kreirao Pivot tabelu na osnovu tabele u kojoj se nalaze transakcije koje su nastale u 2018. Godini dobio sam nepoznate vrednosti. Daljom analizom shvatio sam da se radi o podacima iz 2017. Detaljno sam pregledao izvornu tabelu. Jedino logično objašnjenje za ovu čudnu situaciju je da su podaci ostali snimljeni u kešu, nastalom kada sam kreirao sličan izveštaj prethodne godine, pa ih Excel koristi za generisanje Pivot tabele.

Rešenje je vrlo jednostavno. Treba otići na Analyze traku alata i izabrati opciju Refresh ili Refresh All (ovu drugu opciju birate ako želite da osvežite keš iz više tabela), a Excel će tada ponovo da kreira keš. Ovoga puta sa aktuelnim podacima.

Ovakve situacije mogu vam se dešavati ukoliko pravite izveštaje nakon povezivanja sa bazom podataka informacionog sistema vaše kompanije. Obratite pažnju da uvek osvežite podatke pre nego što krenete da pregledate izveštaj.