Veza ka drugim Excel datotekama

Prilikom pravljenja izveštaja često se koristi više Excel dokumenata. Kao što znate, podacima u drugom radnom listu ili drugom dokumentu, ako je on otvoren, možemo lako da pristupimo navođenjem apsolutne adrese ćelije ili opsega ćelija. Ali šta ako želimo da pristupimo zatvorenom dokumentu? I da li je Excel moguće iskoristiti kao repozitorijum podataka? O vezi ka drugim Excel datotekama više u tekstu koji sledi.

Ako se sećate, apsolutnu adresu ćelije formiramo tako što najpre navedemo naziv dokumenta u uglastim zagradama, a zatim naziv radnog lista, nakon koga ide znak uzvika (!) i adresa ćelije. Prilikom navođenja naziva dokumenta i naziva radnog lista dešava se da se oni sastoje iz više reči, pa je preporuka da se ovaj deo apsolutne adrese ćelije navede pod jednostrukim navodnicima (‘). Odnosno, ako u novom radnom listu želimo da pristupimo ćeliji A1 u datoteci Artikli i listu Artikli, koja se nalazi u korenom direktorijumu C diska, treba da napišemo sledeću formulu:

=’C:\[Artikli.xlsx]Artikli’!A1

U slučaju da pogrešimo prilikom definisanja putanje ka Excel datoteci sa kojom treba da se povežemo otvoriće se dijalog prozor u kome će nam biti ponuđeno da pretražimo disk kako bi pronašli tu datoteku. Potvrđivanjem unosa, ako smo sve uradili kako treba, pojaviće se sadržaj ćelije A1. Kopiranjem u susedne ćelije u Excel ćemo preuzeti i ostale podatke iz tabele artikala.00093-1

Ako želimo da pregledamo ili ažuriramo osobine veze ka drugoj 00093-2Excel datoteci, potrebno je otići na Data traku alata, a zatim u grupi opcija Connections kliknuti na Edit Links. Otvoriće se istoimeni dijalog prozor čiji centralni deo čini lista u kojoj možemo da vidimo postojeće veze ka eksternim Excel datotekama. Klikom na dugme Update Values doći će do ažuriranja podataka u novom radnom listu. Odnosno, ako smo se povezali sa podacima iz nekog drugog radnog lista, a u međuvremenu ih je neko izmenio, pokretanjem ove opcije oni će se ažurirati. Klikom na dugme Change Source možemo promeniti izvornu datoteku iz koje se preuzimaju podaci. Otvoriće se dijalog prozor u kome možemo da izaberemo novu izvornu datoteku. Klikom na dugme Open Source otvara se izvorna datoteka iz koje smo preuzeli podatke.00093-3

Ukoliko odlučimo da kliknemo na dugme Break Links doći će do prekida veze ka eksternoj datoteci. Odnosno, podaci ostaju u novom radnom listu, ali oni bivaju konvertovani u vrednosti. Ukoliko prekinemo vezu nećemo biti u mogućnosti da ubuduće vršimo ažuriranje podataka. Klikom na Check Status proverićemo status veze, koji će biti prikazan u listi.

Ispod liste nalaze se izborna polja pomoću00093-4 kojih je moguće definisati da li se ažuriranje podataka vrši automatski ili ručno. Takođe, klikom na dugme Startup Prompt moguće je podesiti da li će Excel da nas upozori, nakon otvaranja dokumenta, da će da se izvrši ažuriranje podataka u listi na osnovu podataka iz eksterne datoteke sa kojom smo se povezali.