Zaštita radnog lista i radne sveske

U svakoj kompaniji postoje određeni podaci koji bi trebali da se čuvaju kao tajna. Takođe, ponekad ne želimo da svako ima mogućnost izmene dokumenta, posebno kada se radi o korporativnim izveštajima koji bi trebalo da imaju jedinstvenu formu. Pošto je Excel alat koji se često koristi za proračune ili kao alat za interpretaciju poslovnih izveštaja, važno je znati kako zaštititi pojedine elemente radnog lista, strukturu radne sveske i radnu svesku u celini.

00021-1Pre nego što počnemo priču o zaštiti potrebno je da se vratimo na formatiranje ćelija, odnosno na dobro nam poznati dijalog prozor Format Cells. Njegova poslednja kartica zove se Protection i ona u sebi sadrži dve opcije veoma važne ukoliko želimo da zaštitimo tabelu: Locked i Hidden. Prva opcija, koja je inicijalno uključena, služi da definišemo da li je ćelija zaključana ili ne. Ukoliko je ćelija zaključana, u slučaju zaštite tabele, možemo da podesimo da korisnik ne može da selektuje tu ćeliju. Na primer, u celoj tabeli možemo da odredimo samo nekoliko ćelija koje su otključane. Nakon zaštite takve tabele, korisnik će moći da unosi i menja podatke samo u otključanim ćelijama. Druga opcija određuje da li je ćelija skrivena. Ona fizički ne sakriva sadržaj ćelije, već ne prikazuje njen sadržaj u Formula Bar-u. Ova opcija se koristi ukoliko želimo da u tabeli vidimo rezultate neke formule, ali ne i samu formulu.

Zaštita radnog lista vrši se tako što se 00021-2pozicioniramo na radni list koji želimo da zaštitimo, a zatim u Review traci alata odaberemo opciju Protect Sheet. Nakon pokretanja dijalog prozora videćemo u njemu veliki broj opcija. Te opcije određuju šta korisnik sme da radi u radnom listu nakon što je on zaštićen, a to može biti: selektovanje zaključanih ćelija, selektovanje otključanih ćelija, formatiranje ćelije, formatiranje kolone, formatiranje reda itd. Prilikom zaštite radni list se može zaštititi lozinkom. Nakon unosa lozinke potrebno je ponoviti unos da bi se proverilo da li je ona ispravno unesena, pošto se prilikom unosa lozinka ne vidi. Klikom na OK vrši se zaštita radnog lista. U tom trenutku se, na mestu prethodne, pojavljuje opcija Unprotect Sheet. Klikom na ovu opciju zaštita prestaje. Ukoliko smo prethodno zadali lozinku potrebno je uneti lozinku da bi prestala zaštita radnog lista.

00021-3Klikom na opciju Protect Workbook otvara se dijalog prozor sa dve opcije: Structure i Windows. Označavanjem prve opcije štiti se struktura radne sveske, odnosno zabranjuje se premeštanje, kopiranje, brisanje, menjanje imena radnih listova, otkrivanje skrivenih radnih listova… Druga opcija je aktivna ukoliko se radni list sastoji iz više prozora. Njenim označavanjem onemogućava se promena veličine i pozicije prozora u radnoj svesci. Takođe, i ovde je moguće primeniti lozinku radi zaštite, na isti način kao prilikom zaštite radnog lista. Kada zaštitimo radnu svesku, novim klikom na opciju Protect Workbook njena zaštita prestaje.

Na kraju, ponekad je važno zaštititi radnu svesku (dokument) lozinkom tako da niko ko ne zna lozinku ne može da pristupi njenom sadržaju. Zaštita Excel dokumenta vrši se ulaskom u Backstage View, izborom menija Info, pa zatim u meniju Protect Workbook druge opcije po redu Encrypt with Password. Pokretanjem ove opcije otvoriće se dijalog prozor koji će nam tražiti da najpre unesemo, a zatim i ponovimo lozinku. Snimanjem ovakvog dokumenta vrši se njegova zaštita. Odnosno, svaki korisnik koji nakon napuštanja dokumenta bude hteo ponovo da ga otvori neće to moći da uradi ako ne zna lozinku. U meniju Protect Workbook nalazi se i opcija Restrict Access. Pomoću ove opcije moguće je menjati sistemska prava korisnika za pristup ili izmenu dokumenta.