Autofill i Flash Fill

Prilikom unosa podataka u velike tabele često se dešava da se neke od vrednosti koje unosimo ponavljaju. Excel nudi dve automatike koje olakšavaju unos. Prva se zove Autofill i pokreće se automatski čim počnemo da unosimo tekst, sa predlogom vrednosti koja je već postojala u tekućoj koloni. Flash Fill nudi popunjavanje podataka na osnovu obrazaca koje Excel prepoznaje u prethodnim kolonama u okviru iste tabele.

Autofill je opcija za automatsko popunjavanje ćelije 00031-1vrednošću iz neke prethodne ćelije koja se nalazi u istoj koloni. Ova opcija radi automatski i nema potrebe za nekim posebnim podešavanjem kako bi smo je aktivirali. Važno je samo da u koloni koju popunjavamo imamo neprekinut niz podataka. Na primer, ako u koloni imamo niz prezimena među kojima se nalazi prezime Petrović, ukoliko počnemo da unosimo ovo prezime u neku novu ćeliju u istoj koloni Excel će automatski ponuditi unos pomenutog prezimena posle svega nekoliko unetih znakova.

Da bi smo iskoristili opciju Flash Fill potrebno je da imamo bar jednu kolonu sa podacima, kao i kolonu u kojoj te podatke kombinujemo sa nekim drugim nizom teksta. U našem primeru imamo dve kolone; u prvoj se nalaze prezimena, a u drugoj imena. U prvu ćeliju u trećoj koloni najpre ćemo napisati ime, zatim tačku, pa prezime, i na kraju ćemo dodati naziv domena, na primer “@gmail.com”. Ova ćelija je obrazac na osnovu koga će se popunjavati sve ostale ćelije u ovoj koloni. Zatim, desnim tasterom miša prevući ćemo indikator za popunjavanje nizova. Kada ga pustimo, otvoriće se kontekstni meni u kome možemo da odaberemo opciju Flash Fill. Odabiranjem ove opcije, automatski će se generisati preostale e-mail adrese, na osnovu prezimena i imena u kolonama, a prema obrascu u prvoj ćeliji treće kolone.00031-2

Opciju Flash Fill možemo da pronađemo i kao jednu od opcija Fill menija u u Home traci alata, a možemo da je pozovemo i tako što ćemo napre selektovati ćelije koje treba da budu popunjene, a zatim iskoristiti prečicu CTRL+E.