Deljenje dokumenata

Zajednički rad više korisnika na jednom dokumentu je jako česta pojava. Dokument se može nalaziti na mreži, SharePoint serveru ili „u oblaku“, a prilikom zajedničkog rada važno je odrediti ko sme da pristupi dokumentu, kakve promene sme da vrši i, ako je više korisnika menjalo neki sadržaj, koju promenu treba prihvatiti. U tekstu koji sledi pozabavićemo se osnovnim pojmovima u vezi deljenja i zajedničkog rada.

Da bi smo omogućili deljenje dokumenta on najpre treba da postoji na željenoj lokaciji. To može biti novi dokument ili neki koji smo ranije napravili, a želimo da ga delimo. Važno je napomenuti da, kada podelimo dokument, neće biti podržane sve mogućnosti Excel-a. Razlog je što se podrazumeva da na dokumentu radi više korisnika, pa da samim tim nećemo: dodavati nove listove, brisati listove, spajati ili razdvajati ćelije, kreirati slike, umetati grafikone itd.

Deljenje dokumenta se vrši tako što odemo na Review traku alata, pa izaberemo opciju Share Workbook. Nakon izbora otvara se dijalog prozor sa dve kartice: Editing i Advanced. U prvoj kartici potrebno je označiti opciju da dozvoljavamo da više korisnika vrši promenu datoteke (Allow changes by more than one user at the same time). U listi ispod ove opcije nalazi se spisak korisnika koji trenutno radi na datoteci. Označavanjem korisnika, pa klikom na dugme Remove User možemo da uklonimo nekog od tih korisnika. Ipak, ne možemo da sprečimo korisnika da ponovo otvori datoteku. Kartica Advanced sadrži napredna podešavanja deljenja dokumenta. U njoj najpre podešavamo koliko dugo želimo da program pamti promene u datoteci, kako se vrši ažuriranje promena i ukoliko je više korisnika izvršilo neku izmenu čija promena „pobeđuje“ (da li da Excel postavi pitanje kad naiđe na takvu izmenu ili da uvaži onu koja je poslednja snimljena). Na kraju postoje dva izborna polja u okviru kojih podešavamo da li želimo da sačuvamo sopstvena podešavanja štampe i filtera.

Prestanak deljenja dokumenta vrši se nakon što su svi korisnici završili svoj rad na dokumentu. U dijalog prozoru Share Workbook u Editing kartici najpre treba ukloniti sve korisnike koji se eventualno nisu odjavili, a zatim odznačiti opciju za dozvolu da više korisnika može da vrši promenu datoteke.

Dokument možemo da podelimo i pomoću opcije Protect and Share Workbook. Pokretanjem ove opcije otvara se dijalog prozor u kome najpre označavamo da li želimo da pratimo promene u dokumentu, a zatim štitimo dokument lozinkom. Svrha lozinke je da onaj ko ne zna lozinku ne može da finalizuje dokument i prestane sa njegovim deljenjem. Ostale osobine ovakvog dokumenta su iste, a mogu se takođe podešavati u Advanced kartici Share Workbook dijalog prozora.

Novina koju je doneo Excel 2016 je opcija za deljenje dokumenta na OneDrive skladištu podataka. Da bi ste mogli da je koristite potrebno je da budete prijavljeni na OneDrive servis. Klikom na dugme Share, u gornjem desnom uglu prozora, možete da podelite dokument i da pošaljete poruku nekom od kolega ko treba da ga vidi.