Dopunjavanje polica

Često se iznerviram kada uđem u supermarket i vidim radnike kako su zakrčili prolaz dopunjavajući police. Kako im pomoći? Ako kompanija ima implementiran ERP sigurno iz njega može da se izvuče izveštaj o stanju zaliha, kritičnim zalihama, kao i mestu gde se artikli nalaze (magacin, lokacija, pozicija). Uz malo mašte i poznavanje tehnike uslovnog formatiranja postoji jednostavan način da označite one police i pozicije gde treba hitno izvršiti dopunu.

Za početak, potrebno je iskoristiti neki postojeći izveštaj iz ERP-a ili napisati upit koji generiše tabelu sa neophodnim podacima. Tabeli ćemo dodeliti naziv, npr. „Lager“. Ona treba da sadrži opšte podatke o artiklu: šifru, naziv, proizvođača, marku, klasifikaciju… Takođe, treba da sadrži oznaku magacina, lokacije i pozicije, kao i nivo zaliha i nivo kritičnih zaliha. Da bi smo mogli da kreiramo izveštaj potrebno je ručno da dodamo još jednu kolonu, a u njoj da upišemo formulu:

=IF([KZ]>[ZALIHE],1,0)

Poređenjem vrednosti u ove dve kolone, ukoliko su zalihe niže od kritičnih zaliha, to znači da tu artikal u magacinu (prodavnici), na zadatoj lokaciji i poziciji treba dopuniti.

Sada sledi kreativan deo. Nacrtaćemo u Excel-u mapu prodavnice sa policama, kasama i ostalim pripadajućim objektima. U ovom konkretnom primeru koristimo samo dve police, svaku sa po 20 pozicija. U praksi bi to bilo puno više jer u jednom prosečnom supermarketu uvek ima minimum nekoliko hiljada artikala.

U poljima koja označavaju pozicije treba napisati formulu kojom se, za zadatu lokaciju i poziciju, vrši sumiranje svih onih artikala koje treba hitno dopuniti. Kako bi se olakšalo pisanje formule sa desne strane je dodata privremena tabela sa oznakama pozicija (1-20) koju kasnije možemo da sakrijemo. U prvu ćeliju tabele upisujemo formulu:

=SUMIFS(Lager[USLOV],Lager[LOKACIJA],1,Lager[POZICIJA],L6)

Ako ste sve uradili kako treba dobićete broj artikala koje treba hitno dopuniti.

Dalje, potrebno je iskopirati vrednost formule u preostale ćelije. Zatim ponavljamo postupak za drugu policu:

=SUMIFS(Lager[USLOV],Lager[LOKACIJA],2,Lager[POZICIJA],L6)

Takođe popunjavamo sve preostale ćelije, a zatim sakrivamo privremenu tabelu sa desne strane.

Kada smo dobili popunjene tabele sa brojem artikala koje je potrebno dopuniti treba još samo da primenimo tehniku uslovnog formatiranja. U Home ribonu otvorite meni Conditional Formatting, a zatim izaberite Highlight Cell Rules/Greater Than i označite da se pravilo primenjuje za sve one ćelije čije su vrednosti veće od nule. Postupak ponoviti u obe tabele, za obe police. Pozicije koje treba da se dopune su jasno istaknute.

Kao što vidite ovo je jako jednostavna tehnika, a može da se upotrebi za dobijanje raznovrsnih korisnih izveštaja: koji artikli nedostaju na polici, da li ima artikala kojima ističe rok, da li neki proizvođač ili brend nisu dovoljno istaknuti… Mogućnosti su beskrajne, sve zavisi samo od kreativnosti analitičara poslovnog izveštavanja. Ura za Excel!