Excel izveštajne table

Kakve izveštaje direktori vole? One koji mogu da stanu na jednu stranu! A da budu pravovremeni, jasni, lepi i iznad svega tačni – to se podrazumeva! Izveštajne table se obično sastoje od tabela, grafikona ili kombinacije ovih elemenata izveštavanja u sprezi sa nekoliko bitnih filtera. Excel omogućava da na jednostavan način kreiramo lepe i funkcionalne izveštaje table. Na taj način on može da zameni ili bar da odloži kupovinu skupih specijalizovanih softvera.

Kada govorimo o izveštajnim tablama imajte u vidu da se radi pre svega o konceptu, ne o gotovom rešenju. Excel nudi mnoštvo alata za pravljenje izveštajnih tabli. Koji od njih ćemo da iskoristimo zavisi od prirode podataka i ličnih afiniteta. Izveštajnu tablu možemo da dobijemo pomoću:

  • tradicionalnih tabela i grafikona
  • strukturiranih tabela, slajsera i grafikona
  • Pivot tabela i Pivot grafikona, uz pomoć sjajsera i Timeline filtera (tradicionalni/PowerPivot)
  • PowerView alata
  • 3D mapa
  • PowerBI tehnologija

Ispravite me ako sam nešto preskočio! Većina korisnika izveštajne table ipak će kreirati uz pomoć Pivot tabela i grafikona. Ustvari, idealno je ako upotrebimo kombinaciju PivotChart-a i nekoliko interaktivnih filtera.

Prvi korak je pravljenje Pivot tabele, ili više njih. Nije nepravilno kreirati više Pivot tabela na osnovu jednog izvora podataka. Štaviše, to je ponekad efikasan način da jedan podatak sagledamo sa više aspekata (npr. prodaja prema količinama u odnosu na: proizvođača, robnu marku, prodajnu grupu, klasifikaciju itd.). Pivot tabele uvek pravimo na zasebnom radnom listu (koji ćemo naknadno sakriti), a grafikone prikazujemo na radnom listu predviđenom za pravljenje izveštajne table. To postižemo tako što, nakon što dodamo PivotChart, odemo na Design traku alata i izaberemo opciju Move Chart radi prebacivanja na željenu destinaciju. Postupak dodavanja Pivot tabela i grafikona ponavljamo dok ne napravimo sve grafikone koje smo predvideli za izveštajnu tablu.

Zatim je potrebno da dodamo interaktivne filtere: Slicers&Timeline! Ovo možemo da postignemo na nekoliko načina, a jedan od najbržih je da selektujemo neki PivotChart, pa da u panelu PivotChart Fields pokrenemo desni klik nad nekom od dimenzija i izaberemo opciju Add as a Slicer ili Add as a Timeline. Kada završimo dodavanje ovih elemenata potrebno je još proveriti kako su povezani sa grafikonima. Ovo činimo tako što kliknemo npr. na neki slajser, pa izaberemo traku alata Options i opciju Report Connections. Otvoriće se prozor sa spiskom raspoloživih izveštaja, gde obeležavanjem možemo da izaberemo koji izveštaj slajser filtrira.00156-2

Na kraju, potrebno je još poraditi na izgledu izveštajne table. Možemo postaviti neku sliku u pozadinu ili na sam izveštaj, dodati tekst sa naslovom, oblik, vezu… Kreativni proces traje sve dok ne dobijemo izveštaj koji je funkcionalan i lep. Za kraj, dodao bih još: vodite računa o veličini ekrana onih koji će izveštaje gledati. Takođe, ne preterujte sa detaljima, jer „manje je često više“…

00156-1