Excel u ljudskim resursima

Excel se koristi za rešavanje brojnih izazova, a između ostalog može da posluži i kao softver za upravljanje ljudskim resursima. Saznaćete kako da povežete fotografiju zaposlenog sa kadrovskim podacima u Excel-u, kao i na koji način da ih jednostavno pretražujete. Mnogi od vas koji čitate moj blog voleli ste TV seriju „Vojna Akademija“. U ovom „receptu“ iskoristio sam podatke o nekoliko glumaca iz ove serije (osim imena i fotografije većina toga je izmišljeno).

Za početak, hajde da napravimo tri radna lista: KARTICA (ovde ćemo da pretražujemo podatke), ZAPOSLENI (kadrovski podaci o zaposlenima) i SLIKE (fotografije i imena zaposlenih). U radnom listu ZAPOSLENI kreiraćemo jednostavnu tabelu u koju je potrebno upisati kadrovske podatke: IME I PREZIME, ADRESA, MESTO, BROJ TELEFONA, E-MAIL… U drugu kolonu tabele radnog lista SLIKE prekopiraćemo imena iz radnog lista ZAPOSLENI. U prvu kolonu dodaćemo fotografije. Potrebno je da svaka fotografija tačno staje u ćeliju levo od podataka o imenu i prezimenu. Uz pomoć opcija za formatiranje fotografije možemo urediti i poravnati.

Radni list KARTICA služi za pregled podataka o zaposlenima. U zaglavlju ćemo da ostavimo prazan prostor za sliku. Zatim nam je potrebno polje pomoću koga se vrši izbor. Iskoristićemo opciju Data Validation da željenu Excel ćeliju povežemo sa listom imena i prezimena zaposlenih.

Na kraju, u tabeli ispod navodimo njihove kadrovske podatke. ID zaposlenog računamo uz pomoć sledeće formule:

=MATCH($B$2;ZAPOSLENI!$B$2:$B$6;0)

Funkcija MATCH će nam vratiti redni broj zaposlenog u listi, što je ustvari ID. U slučaju da ID nije broj napisali bismo malo složeniju formulu uz pomoć kombinacija funcija INDEX i MATCH. Nakon što imamo ID lako je napisati nekoliko VLOOKUP formula pomoću kojih pronalazimo kadrovske podatke u zavisnosti od selektovanog imena i prezimena.

Da bismo dodali fotografiju u radni list KARTICA potrebno je da izaberemo neku od njih u radnom listu SLIKE, tačnije da se pozicioniramo u ćeliju u kojoj se ona nalazi. Zatim kopiramo sadržaj ćelije, pa odemo na mesto u radnom listu KARTICA gde dodajemo sliku. Na kraju otvorimo meni Paste Special i sliku dodajemo na poziciju kao link. Ako odete na link videćete formulu koja vam daje do znanja da on pokazuje na ćeliju odakle smo preuzeli sliku:

=SLIKE!$A$1

Cilj nam je da se slika i kadrovski podaci promene svaki put kada u izbornoj listi promenimo ime i prezime zaposlenog. Da bismo ovo učinili potrebno je da dodamo referencu ka fotografiji koja se menja u zavisnosti od izbora. To činimo tako što uđemo u Name Manager, dodamo novo ime, a kao odrednicu unesemo formulu:

=INDIRECT(„SLIKE!A“&MATCH(KARTICA!$B$2;SLIKE!$B$1:$B$5;0))

Ova formula formira adresu ćelije u kojoj se fotografija nalazi, a zatim je dodeljuje imenu „slika“. Na kraju je samo potrebno kliknuti na fotografiju u radnom listu KARTICA, a zatim umesto prethodne formule uneti „=slika“. Dodatno možemo da dorađujemo i formatiramo izveštaj dok on ne dobije željenu formu.