Formatiranje u službi izveštavanja
U nekoliko prethodnih tekstova pisao sam o formatiranju sadržaja ćelije. Pored standardnih načina prikaza njenog sadržaja korisnici mogu da definišu i sopstvene prikaze. Korisnički definisani formati mogu odlično da se iskoriste kako bi se obogatio izgled izveštaja. Pomoću njih postižemo efekte slične kao kod primene tehnike uslovnog formatiranja, a možemo ih lako i kopirati ili iskoristiti za pravljenje stilova formatiranja.
Pokazaćemo njihovu primenu na jednom jednostavnom primeru, a to je analiza planiranih i ostvarenih troškova na nekom projektu. Kreirali smo tabelu sa tri kolone: PLANIRANO (planirani troškovi), OSTVARENO (ostvareni troškovi) i RAZLIKA (razlika između planiranog i ostvarenog), a u vrstama smo naveli nekoliko kategorija projektnih troškova. Kako bi smo istakli šta se dogodilo sa troškovima, cilj nam je da vrednosti u trećoj koloni prikažemo zelenom bojom, ako su ostvareni troškovi niži od planiranih, žutom ako su jednaki, a crvenom ako smo premašili planirane troškove.
Najpre, obeležićemo opseg ćelija za koje želimo da kreiramo korisnički definisane formate. Zatim, pomoću prečice CTRL+1 otvaramo Format Cells dijalog prozor, pa klikom na Number biramo formatiranje način prikaza sadržaja ćelije. Na kraju biramo poslednju od ponuđenih, kategoriju Custom, i u polju Type unosimo novi format pomoću simbola za formatiranje.
Kada kreiramo korisnički definisane formate koji se sastoje iz više varijanti, potrebno je znati da prva varijanta uvek predstavlja način prikaza pozitivnih brojeva, druga se odnosi na negativne, a treća se odnosi na nulu. Varijante međusobno razdvajamo znakom „;“. Stoga, pomoću simbola „#“, „0“, „,“ i „.“ definisaćemo način prikaza broja, upotrebom naziva boje između uglastih zagrada odredićemo boju teksta, a upotrebom znaka „_“ možemo da odredimo za koliko je pomeren sadržaj u odnosu na levu ivicu ćelije. Ukratko, format koji treba da kreiramo treba da izgleda ovako:
[Green]_##0.00;[Red]_-##0.00;[Yellow]_##0.00
Klikom na OK primenićemo format na selektovanom opsegu ćelija. Ovako definisane formate možemo da kopiramo i na druge ćelije. Takođe, izborom opcije New Cell Style iz palete stilova možemo da kreiramo novi stil koji ćemo ubuduće koristiti kada nam zatreba da formatiramo sadržaj ćelije na sličan način.
