Popis osnovnih sredstava

Iako je neophodan, popis je uvek dosadan (ma kakvim popisom da se bavite)! Pošto sam pre nekog vremena i sam bio član popisne komisije ovo iskustvo mi je poslužilo kao inspiracija da napišem tekst o jednom od načina da iskoristite deljene dokumenate u Excel-u. Takođe, ovo je dobar izgovor da upotrebite postojeće Windows tablet računare u preduzeću (koji često samo kupe prašinu) kako bi ste olakšali sebi posao…

Excel već dosta dugo poseduje jednu opciju koju mali broj korisnika poznaje, a koja se koristi za spajanje podataka u radnim sveskama. Da nisam morao da polažem ispit MOS Excel Expert Part Two (77-428), verovatno je ni ja ne bih znao. Ovako, naučio sam nešto novo i sada to mogu da podelim sa vama! Pomenuta opcija nije aktivirana nakon instalacije, morate ručno da je dodate. Ovo ćete najbolje da učinite pomoću linije alata brzog pristupa, čije prilagođavanje se vrši tako što kliknete desnim tasterom miša na File karticu, a zatim kliknete na Customize Quick Access Toolbar. Otvoriće se dijalog prozor čiji centralni deo čine dve liste. Leva lista predstavlja raspoložive opcije u Excel-u, a desna one koje su trenutno deo linije alata brzog pristupa (Quick Access Toolbar). Ako vrednost padajuće kombo liste Choose Commands From, iznad leve liste ponuđenih opcija, promenite u All Commands biće prikazane sve raspoložive Excel opcije koje se mogu dodati alatima brzog pristupa. U ovoj listi treba pronaći opciju Compare and Merge Workbooks i dodati je klikom na dugme Add.

Pre početka popisa, treba da napravite popisnu listu. Ja sam napravio jednu jednostavnu listu sa kolonama: RBR, INV.BROJ, SREDSTVO (koje označavaju šta popisujemo) i KNJIGOVODSTVO, KOMERCIJALA, MAGACIN, PRODAVNICA (koje označavaju lokacije gde se mogu pronaći sredstva koja se popisuju). Ovo treba da vam posluži kao ideja, a kada i sami budete radili popis dodaćete kolone koje vam najviše odgovaraju. Da bi Excel mogao da prati promene u dokumentima, treba da ih podelite. O deljenju dokumenata bilo je reč u 00094-1jednom od prethodnih tekstova. Nakon što smo podelili dokument, svako od učesnika popisa treba da deljeni dokument snimi pod drugim imenom i prekopira ga na svoj tablet računar. Ključno u ovom scenariju je da se, pre početka popisa, učesnici dogovore ko će šta da popisuje, odnosno koju će kolonu u tabeli da popunjava. Zatim sledi proces popisa osnovnih sredstava. Na kraju popisa, svi učesnici popisa ažurirane dokumente sa popisanim stanjima treba da prekopiraju na mesto gde se nalazi početni dokument.

Šef popisne komisije otvara početni (matični) dokument (npr. Popis.xlsx) i aktivira opciju Compare and Merge Workbooks, koju nakon dodavanja među alate brzog pristupa možemo videti kao ikonicu označenu zelenim krugom. Otvoriće se dijalog prozor gde treba pronaći datoteku sa kojom spajamo matičnu datoteku. Najpre, dodaćemo popis koji je vršio prvi radnik (npr. Mika-xlsx). Nakon klika na dugme Open u popisnoj listi prikazaće se vrednosti koje je popisao taj radnik, uokvirene plavom bojom (ovako su označene promene u odnosu na matični dokument). Postupak ponavljamo i za dva preostala radnika-dokumenta (npr. Laza-xlsx i Pera.xlsx). Kada smo dodali sve vrednosti u popisnu listu treba da snimimo dokument i prestanemo sa deljenjem, što ćemo da učinimo tako što odemo na Review traku alata i pokretanjem opcije Share Workbook ukinemo deljenje dokumenta. Spojili smo popisne liste u jedinstvenu listu bez potrebe da bilo šta ručno prepisujemo ili kopiramo!

00094-2

Svi popisni dokumenti mogli su da se nalaze i na OneDrive servisu za čuvanje datoteka. Takođe, mogli smo u popisnu listu da dodamo i kolonu sa bar kodom, pa da na računare priključimo barkod čitače, koji bi dodatno olakšali proces popisa. Barkod je niz od (najčešće) 13 cifara, a barkod čitač priključen na uređaj se ponaša slično kao tastatura, tako da nema tehničke prepreke za povezivanje sa Excel-om. Nadam se da će vam od sada popis biti manje dosadan!