Praćenje kućnog budžeta 

Pre više od godinu dana primetio sam da mi novac nestaje iz novčanika! Nisam posumnjao u ukućane, ali vođen teorijama zavere počeo sam da proveravam bankarske transakcije (dizanje para sa bankomata). Problem je samo to što uglavnom podižem iste iznose, a pošto sam sve samo ne štedljiv, nisam baš umeo da povežem 2 i 2. Zvuči poznato? Zbog toga sam rešio da ovoj pojavi stanem na kraj i počnem da pratim gde mi odlaze pare. Upoznajte: „Mali kućni budžet“!

Kako ja vidim stvari, predstavu zvanu „Mali kućni budžet“ igraju nekoliko živih i jedan pokojni akter. Živi akteri su: Glavna blagajna (a ponekad i neka pomoćna) i blagajne sa imenima ukućana. Pokojni akter se zove štednja, štek, rezerva… Smislite mu sami ime. Kod nas u kući toga skoro i da nema pa predlažem, kao u priči o riđem čoveku, da o šteku i ne govorimo. Pssst! Glavni akteri u predstavi nešto daju i nešto primaju. Prijeme nazovimo prihodima, a davanja (troškove) rashodima. I u vezi cele te priče, osmislimo razloge zašto se novac daje ili prima. Kada se novac daje, razlozi mogu da budu: hrana, hemija, slatkiši, izlasci, prevoz… Kada se novac prima, razlozi mogu da budu: plata, poklon, prodao evre, dao mi Deda Mraz. Budite kreativni, osim poslednje stavke, jer Deda Mraz dolazi jedanput godišnje i možete da ga vidite samo u stanjima izmenjene svesti. Dakle, vrste prihoda i (još važnije) vrste troškova treba da budu one stvari koje se često ponavljaju i koje ima smisla pratiti kako bi ste na kraju balade (meseca, godine) mogli da izračunate odakle najviše dobijate i gde trošite pare. U nastavku ćemo malo više pažnje posvetiti ovoj drugoj kategoriji…

Za početak, napravimo tri radna lista: Transakcije, Analiza i Šifarnici. Na listu šifarnici definisaćemo tri kolone sa vrednostima blagajne, vrstama troškova i vrstama prihoda. Ovo su vrednosti koje ćemo kasnije koristiti za izbor prilikom popunjavanja polja, pa smatram da je najbolje da prvo sednete i dobro osmislite šta sve ovde treba da se nalazi.00089-1

Zatim, prelazimo na radni list transakcije, u kome se prate mesečne transakcije (prihodi i rashodi). Redom dodajemo sledeće kolone:

  • DATUM (Datum transakcije)
  • MESEC (Kolona u kojoj treba da iskoristimo funkciju MONTH kako bi izračunali mesec polja sa leve strane- datuma transakcije)
  • BLAGAJNA (Vrsta blagajne)
  • RASHOD (Decimalan broj, formatiran na dve decimale)
  • VRSTA RASHODA (Vrednost koju biramo između mogućih vrsta rashoda)
  • PRIHOD (Decimalan broj, formatiran na dve decimale)
  • VRSTA PRIHODA (Vrednost koju biramo između mogućih vrsta prihoda)
  • NAPOMENA (Ovde je predviđeno da se upiše proizvoljna napomena, koja opisuje rashod ili prihod)

Unos i formatiranje vrednosti kolona je lak zadatak00089-2 i njime se nećemo baviti osim za tri specifične kolone. U kolonama BLAGAJNA, VRSTA RASHODA i VRSTA PRIHODA, umesto da unosimo vrednosti ručno, bilo bi dobro da ih izaberemo iz liste ponuđenih vrednosti. Da bi smo ovo postigli, najpre kliknimo na željenu kolonu (tačnije, ćeliju ispod naziva kolone), a zatim iz Data trake alata izaberimo opciju (iz istoimenog menija) Data Validation. Vrednost padajuće kombo liste Allow treba da promenimo na List, a zatim u polje Source treba da unesemo opseg odakle se preuzimaju vrednosti kojima se puni lista. U našem primeru, kada je reč o vrsti blagajne, vrednost opsega je Šifarnici!$A$2:$A$6. Za vrste troškova unećemo opseg Šifarnici!$B$2:$B$12, a za vrste prihoda opseg Šifarnici!$C$2:$C$5. Naravno, za svaku novu ćeliju iznova pokrećemo opciju Data Validation i unosimo vrednost opsega.

Nakon što smo pripremili sve 00089-3ćelije želimo da se zadati formati i opcije za validaciju podataka ponavljaju za svaki novi zapis u tabeli. To ćemo da postignemo tako što ćemo od postojeće kreirati strukturiranu tabelu. Selektujmo najpre sve ćelije u tabeli, a zatim kliknimo na kombinaciju tastera CTRL+T. Otvoriće se dijalog prozor u kome je potrebno samo označiti polje My table has headers i potvrditi unos. Kreirali smo strukturiranu tabelu i možemo da počnemo sa unosom podataka (evidencijom troškova i prihoda).00089-4

Analiza nema baš puno smisla dok ne unesemo određeni broj zapisa u tabelu. Šta analiziramo? Pre svega, bitno nam je da znamo koliko ima novca u kojoj blagajni (ko koliko ima para). A zatim, bitno nam je na šta najviše trošimo novca. Nekome mogu da budu zanimljivi i prihodi, ali u ovom primeru ograničićemo se na analizu troškova.

Kako računamo vrednost blagajne? Stanje svake blagajne je suma njenih prihoda i rashoda. Najlakši način da izračunamo stanje blagajne je da najpre unesemo nazive blagajni, a zatim da za prvu blagajnu u nizu unesemo odgovarajuću formulu. U formuli ćemo da iskoristimo funkciju SUMIF, koja za argument ima kolonu BLAGAJNA u tabeli Table1 (automatsko ime koje se dodeljuje novokreiranoj strukturiranoj tabeli, a po želji možete i da ga izmenite), adresu ćelije u kojoj se nalazi ime prve blagajne i adekvatnu vrednost za sumiranje, što može biti kolona prihoda (Table1[PRIHOD]) ili kolona rashoda (Table1[RASHOD]). Unosimo dve funkcije SUMIF: u prvoj sumiramo sve prihode za datu blagajnu, a od nje oduzimamo sve rashode za datu blagajnu:

 =SUMIF(Table1[BLAGAJNA],A4,Table1[PRIHOD])-SUMIF(Table1[BLAGAJNA],A4,Table1[RASHOD])

Kopiranjem ove formule u ćelije ispod izračunaćemo stanje svih ostalih blagajni.

Da bi smo videli na šta smo najviše trošili novac u toku meseca potrebno je da najpre unesemo u tabelu vrste troškova a zatim, desno od svake vrste, da unesemo formulu za izračunavanje troškova prema vrstama. Pošto je potrebno da znamo troškove za tekući mesec (vrednost koju ručno unosimo u tabelu, u zavisnosti za koji mesec u godini želimo da vršimo analizu), iskoristićemo funkciju SUMIFS koja omogućava višekriterijumsko sumiranje nizova ćelija. Prvi argument funkcije je ono šta sabiramo. U našem slučaju, radi se o koloni Table1[RASHOD]. Zatim unosimo kriterijume. Prvi kriterijum je adresa ćelije u kojoj je opisana vrsta troška, a pridružena joj je i kolona koju pretražujemo; u našem primeru, to je kolona Table1[VRSTA RASHODA]. Drugi kriterijum je fiksna adresa ćelije u kojoj se nalazi broj meseca, a pretražujemo kolonu Table1[MESEC]. Finalni izgled formule:

 =SUMIFS(Table1[RASHOD],Table1[VRSTA RASHODA],D4,Table1[MESEC],$B$1)

Kada završimo sa unosom formule izračunaćemo troškove za zadati mesec i prvu vrstu troška. Kopiranjem u ćelije ispod automatski će se izvršiti ažuriranje formule, pa ćemo da dobijemo vrednosti i za ostale vrste troškova. Na kraju, ćeliji ispod uz pomoć funkcije SUM možemo da izračunamo sumu svih troškova po vrstama, što predstavlja ukupne troškove za zadati mesec.

U ovom tekstu je opisan jednostavan način za analizu kućnog budžeta. Na osnovu table u kojoj su evidentirane transakcije mogli smo da napravimo i Pivot tabelu, a kasnije i Pivot grafikon. Takođe, mogli smo da izvršimo analizu prihoda ili da dodamo kolonu sa planiranim troškovima, pa da računamo razliku između planiranih i ostvarenih troškova. Kao što vidite, mogućnosti su mnogobrojne, a osnova svake analize je dobro postavljena tabela u kojoj evidentiramo transakcije.

00089-5