Provera unetih vrednosti

Prilikom unosa parametara nekog proračuna korisno je kada možemo da proverimo da li su unete ispravne vrednosti. Ovaj vid kontrole služi za proveru da li je unet dobar tip podataka, da li se vrednosti nalaze u referentnom opsegu, a može i da se iskoristi kao pomoć prilikom unosa podataka u tabelu. Na ovaj način, Excel može da se iskoristi i kao alat za popunjavanje anketa sa unapred ponuđenim odgovorima.

Provera unetih vrednosti vrši se tako što odaberemo ćeliju ili grupu ćelija, a zatim u Data traci alata, iz menija Data Validation, biramo istoimenu opciju. Nakon ove akcije otvoriće se dijalog prozor sa tri kartice.

Kartica Settings sadrži opcije za podešavanje provere vrednosti. U njoj se nalazi padajuća kombo lista Allow, u okviru koje određujemo kriterijum provere. Njena osnovna vrednost je Any Value, što znači da provere nema. U zavisnosti od kriterijuma provere pojaviće se i dodatna polja, pomoću kojih možemo detaljno da preciziramo kriterijum, a u ponudi su vrednosti kriterijuma:

• Ceo broj (Whole Number)
• Decimalni broj (Decimal)
• Lista (List)
• Datum (Date)
• Vreme (Time)
• Tekst određene dužine (Text Length)
• Korisnikov kriterijum (Custom)

Osim u slučaju liste i korisničkog kriterijuma, ispod padajuće liste Allow nalaziće se i padajuća kombo lista Data u kojoj definišemo konktretan kriterijum (veće, veće od, manje, manje od, jednako itd.) i pojaviće se jedno ili dva polja za unost teksta u kojima unosimo zadate vrednosti. Kada je reč o celim i decimalnim brojevima, proverava se da li uneti broj zadovoljava kriterijum u vezi pripadanja određenom opsegu; kod datuma i vremena proverava se da li pripada datumskom/vremenskom periodu, a kada je reč o tekstu proverava se dužina teksta.

Kriterijum lista (List) omogućava nam da definišemo niz ćelija iz kojih će biti preuzete vrednosti kojima se popunjava ćelija koju proveravamo. Kada definišemo listu, korisnik u ovako definisanu ćeliju neće unositi vrednosti već će da ih bira iz liste. Korisnički definisan kriterijum (Custom) omogućava da se unese formula na osnovu koje će biti onemogućen unos nekih vrednosti u ćeliju.

Izborno polje Allow Blank služi da definišemo da li dozvoljavamo prazne vrednosti prilikom unosa. Ako ono nije odabrano, u polje koje smo označili mora uvek biti uneta neka vrednost.

Kartica Input Message omogućava da odredimo da li će se prilikom unosa u ćeliju pojaviti poruka koja informiše korisnika kakve vrednosti sme da unese u ćeliju. Kartica Error Alert sadrži opcije pomoću kojih definišemo kakvo upozorenje će se pojaviti u slučaju unosa neispravne vrednosti u ćeliju. Možemo da odaveremo stil prozora, naslov prozora i tekst koji će da se pojavi u prozoru sa upozorenjem.

Ponekad se dešava da kriterijum validacije postavljamo naknadno. Da nam tada ne bi promakle neispravno unesene vrednosti, u meniju Data Validation, koji se nalazi u Data traci alata, postoje još dve opcije. Prva se zove Circle Invalid Data i ona se koristi za označavanje svih onih ćelija gde je kriterijum naknadno postavljen, a njihova vrednost ga ne zadovoljava. U istom meniju se nalazi i opcija Clear Validation Circles koja se koristi za uklanjanje krugova upozorenja.