Svaki dokument koji napravimo u Excel-u sadrži podatke o imenu autora kao i druga svojstva koja se automatski generišu, a govore o tome: kada je dokument napravljen, kada je poslednji put promenjen i ko ga je menjao, koja mu je veličina, gde se nalazi itd. Nakon snimanja dokumenta, ako želimo da ga delimo sa drugim korisnicima, korisno je da proverimo kompatibilnost, pristupačnost i da li on poseduje skrivena svostva.
Praćenje promena na dokumentu koristi se prilikom zajedničkog rada više korisnika na njegovom uređivanju. Ono se vrši kako bi smo uočili koji korisnik je izvršio koju izmenu, da bi mogli da uklonimo greške ili izvršimo druge promene koje će poboljšati konačnu verziju. Ova opcija se odnosi samo na deljene dokumente. Čak i da nismo podelili dokument, aktiviranjem praćenja promena on će to postati.
Zajednički rad više korisnika na jednom dokumentu je jako česta pojava. Dokument se može nalaziti na mreži, SharePoint serveru ili „u oblaku“, a prilikom zajedničkog rada važno je odrediti ko sme da pristupi dokumentu, kakve promene sme da vrši i, ako je više korisnika menjalo neki sadržaj, koju promenu treba prihvatiti. U tekstu koji sledi pozabavićemo se osnovnim pojmovima u vezi deljenja i zajedničkog rada.
Da li vam se nekada desilo da zbog nestanka struje ili slučajnog pada napona ostanete bez podataka? Verujem da se ovo svakom od nas dogodilo bar jedanput. Jedini način da se prevaziđe gubitak podataka je da stvorite naviku periodičnog snimanja dokumenta na kome radite. Ali ma koliko da ste pedantni, ponekad može da se dogodi da ni to nije dovoljno i da ostanete bez plodova svog rada. Rešenje je automatsko snimanje dokumenata!
Excel 2007 je doneo novo radno okruženje zasnovano na trakama alata (Ribbons). Ova novina je iznervirala mnoge iskusne korisnike (koji su umeli da podese prečice ka najćešće korišćenim opcijama), a oduševila nove korisnike (koji su videli neke opcije za koje nisu ni slutili da postoje). Da bi „smirili strasti“ programeri Office paketa su najpre dodali traku alata brzih pristupa (Quick Access Toolbar) i mogućnost podešavanja sadržaja traka alata (Office 2010).