Adresiranje koverata

Moram da priznam da je opcija Mail Merge jedna od mojih omiljenih u programu MS Word i da je često koristim kada treba da pošaljem grupu e-mail-ova ili adresiram veliki broj koverata. Dovoljno je da se uveze lista kontakata i proces adresiranja se odvija potpuno automatski. Da li ovako nešto može da se uradi i u Excel-u? Da, za to postoji jednostavan način, a kako se ovo postiže saznaćete u tekstu koji sledi.

Za početak, kreiraćemo jednostavnu tabelu sa podacima a radni list ćemo da preimenujemo u „ADRESAR“. Tabela sadrži redni broj, ime i prezime, adresu, poštanski broj, grad i državu i poslužiće nam za formiranje zapisa koji treba da budu prikazani na kovertama.

Zatim ćemo u novom radnom listu da izaberemo ćelije u kojima će se nalaziti adrese. U prvu (A1) upisujemo formulu:

=ADRESAR!B2&CHAR(10)&ADRESAR!C2&CHAR(10)&ADRESAR!D2&” “& ADRESAR!E2&CHAR(10)&ADRESAR!F2

Zatim kopiramo formulu u preostale ćelije (A2, A3, A4 itd.). U svakoj od ovih ćelija potrebno je da se uključi opcija Word Wrap i da se izvrši poravnanje sadržaja.

U formuli možete da vidite da pomoću znaka „&“ spajamo stringove. Ako želimo da sadržaj pređe u novi red treba spojiti izraz uz pomoć formule CHAR(10), što funkcija kojom pozivamo znak koji se u računarskoj terminologiji zove non-breaking space.

Zatim na kartici Page Layout treba da promenimo veličinu papira. U Srbiji se najčešće koriste „Ameriken“ koverte (230mmx110mm) pa ćemo da kreiramo novi tip papira zadatih dimenzija i da ga nazovemo „Ameriken“. Izabraćemo ga i postaviti način prikaza na Landscape. Povećavaćemo font i pomerati ident sve dok adresa ne bude idealno centrirana na sredini koverte.

Pošto svaka ćelija predstavlja štampu koja će se pojaviti na jednoj stranici, svaka naredna predstavlja štampu na sledećoj stranici. Odnosno, pokretanjem štampe (CTRL+5) odštampaćemo koverte za sve zadate adrese.