Sortiranje podataka

Kada unesemo podatke u tabelu često je potrebno da ih uredimo u rastućem ili opadajućem redosledu. Drugim rečima, da ih sortiramo. Excel nudi brzo sortiranje, prema sadržaju prve kolone u tabeli, kao i napredno sortiranje gde je moguće zadati nekoliko kriterijuma i odabrati više načina sortiranja. U tekstu koji sledi detaljno će biti reč o sortiranju podataka, a siguran sam da ćete da naučite nešto novo.

00023-1Sortiranje podataka vršimo tako što izaberemo celu tabelu ili neku kolonu sa podacima. U Home traci alata, klikom na ikonicu Sort&Filter, otvara se meni koji nudi tri opcije za sortiranje. Najpre, tu su dve opcije za brzo, a zatim i opcija za napredno sortiranje. Prva opcija se odnosi na sortiranje u rastućem, a druga u opadajućem redosledu. U zavisnosti od tipa podataka u koloni koju smo odabrali ima drugačije ime, pa se može zvati Sort Smallest to Largest, ukoliko sortiramo brojeve, ili Sort A to Z, ukoliko sortiramo tekst. Respektivno, druga opcija se zove Sort Largest to Smallest ili Sort Z to A. Ukoliko smo odabrali tabelu, sortiranje cele tabele vrši se u odnosu na podatke iz prve kolone. Ipak, pošto češće vršimo sortiranje prema jednom ili više proizvoljnih kriterijuma češće ćemo da koristimo opciju Custom Sort. Pokretanjem ove opcije otvara se dijalog prozor u čijem zaglavlju se nalaze opcije za sortiranje, a telo prozora čine nabrojani nivoi sortiranja. Sortiranje se vrši uvek bar po jednom nivou, što znači uređivanje po nekoj od kolona u rastućem ili opadajućem redosledu, a moguće je vršiti ga i po više nivoa. U tom slučaju, kada se podaci urede na osnovu prvog kriterijuma sortiranja, uređivanje se nastavlja po drugom, trećem i ostalim nivoima…

00023-2Za svaki nivo sortiranja najpre se unosi oznaka kolone po kojoj se vrši uređivanje tabele. Nakon toga, unosi se kriterijum sortiranja koji može biti: prema vrednosti (Values), prema boji ćelije (Cell Color), prema boji fonta (Font Color) ili ikonici u ćeliji (Cell Icon). Poslednja opcija se koristi u slučaju da je prethodno izvršeno uslovno formatiranje tabele. Na kraju, bira se redosled sortiranja: od manjeg ka većem, od većeg ka manjem ili na osnovu prethodno napravljenih korisničkih lista (Custom Lists).

Nove nivoe sortiranja dodajemo klikom na dugme Add Level, a nivo brišemo tako što se najpre pozicioniramo na njega pa kliknemo na dugme Delete Level. Nivo se može i kopirati, klikom na Copy level, a zatim se modifikuje kako bi se dobio željeni način sortiranja. Desno od ovog dugmeta nalaze se dve ikonice predstavljene strelicama. Kada se pozicioniramo na neki nivo i klikćemo na strelicu gore ili strelicu dole, vršimo pomeranje nivoa sortiranja u hijerarhiji na gore ili na dole. U gornjem desnom uglu prozora nalazi se i izborno polje My Data Has Headers. Ukoliko imamo tabelu sa zaglavljem ovo polje mora da bude označeno. U suprotnom, podaci iz zaglavlja imaće isti tretman kao ostali podaci, pa će i oni biti sortirani.

Klikom na dugme Sort Options otvara se istoimeni dijalog prozor. U njemu najpre, označavanjem polja Case Senstitive, možemo da naglasimo da je prilikom sortiranja potrebno praviti razliku između velikih i malih slova. A zatim, biramo da li vršimo sortiranje odozgo na dole (Sort Top to Bottom), ili levo na desno (Sort Left to Right). U većini slučajeva tabela koju sortiramo ima zaglavlje na vrhu pa je podrazumevana prva opcija. Ipak, nekada se dešava da je zaglavlje sa leve strane, a serije podataka se nalaze u kolonama. U tom slučaju bira se opcija sortiranja s leva na desno.