Zakazivanje sastanaka
Calendar meni je mesto gde se planiraju Microsoft Teams sastanci i događaji (vebminari). Ovaj meni nije dostupan u besplatnoj verziji Teams-a. Povezan je sa odgovarajućim Exchange Online nalogom i kalendarom i omogućava da kreirate jednokratan ili ponavljajući sastanak, za članove organizacije i/ili eksterne korisnike, pripadnike kanala itd. Proces zakazivanja sastanaka je lak i intuitivan, hajde da vidimo kako se ovo radi!
Ulaskom u Calendar meni videćete pregled obaveza za tekuću nedelju. Ovo je podrazumevani prikaz. U gornjem desnom uglu se nalazi padajuća lista u kojoj možete da izaberete jednu od tri opcije za prikaz vremenskog opsega: Day, Week ili Work Week, u zavisnosti od toga kako želite da organizujete svoje radno vreme.
Ako želite odmah da pokrenete sastanak kliknućete na opciju Meet Now, u gornjem desnom uglu prozora. Ipak, većina će u Calendar meniju da planira sastanke. To se postiže klikom na dugme New meeting ili dvostrukim klikom u kalendaru, u danu i za vreme kada je potrebno zakazati sastanak.
Nakon ove akcije otvoriće se prozor za planiranje sastanaka. On se sastoji iz dve kartice: Details i Scheduling Asistant. Prva se koristi za unos podataka u vezi sa sastankom, a druga za pregled kalendara vaših saradnika radi planiranja sastanka. Ako posedujete skuplje MS Teams licence biće vam na raspolaganju i opcija za zakazivanje događaja- vebminara. Ovo se radi slično kao kada zakazujete sastanak s tim što možete pojedinim korisnicima da dodelite uloge organizatora, montažera i prezentera.
Kada zakazujete sastanak najpre treba da unesete naslov, a zatim učesnike. Učesnici mogu da budu članovi tima, članovi Microsoft 365 grupe, gosti tima kao i eksterni korisnici. Članove tima i grupe sistem će automatski prepoznati, dok za eksterne korisnike treba da unesete e-mail adrese. Zatim birate vremensku zonu, unosite datum i vreme sastanka, kao i da li se sastanak ponavlja i u kom intervalu. Ako želite da na sastanak pozovete sve članove kanala potrebno je da unesete naziv tog kanala. Polje Location koristi se za timske lokacije, što su ustvari kancelarije transformisane u prostor za video konferencije, a predmet je naprednog korišćenja MS Teams-a. Pri dnu prozora se nalazi polje u kome možete detaljno da opišete predmet sastanka. Kada snimite sastanak, pa krenete da menjate njegove postavke, ovde će se pojaviti kratak opis i link ka sastanku. Link možete da iskopirate i delite kako biste pozvali nekoga na sastanak.
Klikom na Send vrši se zakazivanje sastanka. Gosti i eksterni korisnici će dobiti obaveštenje o sastanku putem e-maila, gde mogu da pošalju povratnu informaciju da li žele da priustvuju sastanku, a članovi kroz MS Teams. Ukoliko budete menjali postavke sastanka oni će, svaki put, biti obavešteni na isti način.
Nakon što je sastanak kreiran i izaberete ga u kalendaru možete da uđete na sastanak (Join) ili da menjate postavke sastanka (Edit).
Ukoliko menjate postavke u desnom uglu ekrana pojaviće se Tracking meni u kome možete da vidite ko je potvrdio svoje učešće na sastanku. Klikom na dugme Cancel Meeting otkazuje se sastanak i šalje obaveštenje učesnicima. Nakon otkazivanja sastanak će biti obrisan iz kalendara.