Svojstva snimljenog dokumenta

Svaki dokument koji napravimo u Excel-u sadrži podatke o imenu autora kao i druga svojstva koja se automatski generišu, a govore o tome: kada je dokument napravljen, kada je poslednji put promenjen i ko ga je menjao, koja mu je veličina, gde se nalazi itd. Nakon snimanja dokumenta, ako želimo da ga delimo sa drugim korisnicima, korisno je da proverimo kompatibilnost, pristupačnost i da li on poseduje skrivena svostva.

Klikom na karticu File ulazimo u Backstage View, gde biramo grupu opcija Info. Sa desne strane prozora nalazi se grupa polja koja označena kao Properties. U ovim poljima su dodeljena ili dodeljujemo svojstva dokumenta. Osnovno svojstvo svakog dokumenta je autor. Ime autora automatski se preuzima iz podešavanja, a možemo da dodamo autora i ručno ili preuzimanjem iz adresara. Ime autora u podešavanjima možemo da izmenimo tako što ćemo da klinemo na Options, radi pokretanja Excel opcija, gde u okviru kartice General to možemo da uradimo na veoma lak način. U svojstvima dalje možemo da popunimo naslov dokumenta (Title), oznake (Tags) i kategorije (Categories). Ukoliko dokument čuvamo na SharePoint portalu ova tri svojstva se mogu iskoristiti za lakše traženje dokumenta. Klikom na link Show All Properties lista prikazanih svojstava se proširuje i tada je moguće dodati još neka svojstva dokumenta.

Klikom na naziv grupe Properties otvara se meni sa dve opcije. Prva opcija, Show Document Panel ,prikazuje grupu osnovnih svojstava u zaglavlju dokumenta, kao podsetnik koja svojstva treba da se popune. Druga opcija, Advanced Properties, prikazuje Properties prozor koji bi smo dobili ako bi pokrenuli istoimenu opciju iz Windows Explorer-a nad ovim dokumentom.

Pre završetka rada na dokumentu dobro je proveriti njegovu ispravnost. To radimo tako što uđemo u Backstage View, klikom na karticu File, a zatim odaberemo grupu opcija Info. Zatim kliknemo na opciju Check for Issues, pa iz menija odaberemo neku od ponuđenih opcija. Prva opcija, Inspect Document, proverava da li dokument sadrži neke skrivene sadržaje. Duga opcija, Check Accessibility, služi za proveru da li je dokument pogodan za pregledanje od strane osoba sa specijalnim potrebama. Poslednja opcija, Check Compatibility, služi za proveru da li je dokument kompatibilan sa prethodnim verzijama Excel-a. Ovo poslednje je važno proveriti ako u preduzeću postoji instalirano više verzija Office paketa. Nakon provere potrebno je eventualno izvršiti neke ispravke na dokumentu, da bi smo ga nakon toga snimili i eventualno označili kao finalnu verziju.