Upotreba komentara

Zajednički rad više ljudi na jednom dokumentu je česta praksa. Ponekad je potrebno ostaviti komentar radi usklađivanja rada sa drugim korisnicima ili lakšeg razumevanja podataka i postupaka prilikom izrade proračuna. Komentar treba da bude uočljiv, da sadrži ime osobe koja je komentarisala podatke i da, prema potrebi, može lako da se ukloni sa ekrana ili da se ne štampa zajedno sa podacima u tabelama. Dobrodošli u svet Excel komentara!

Komentare pravimo tako što se najpre pozicioniramo nad ćeliju čiji sadržaj želimo da iskomentarišemo, a zatim izaberemo opciju New Comment iz Review trake alata. Pojaviće se žuti pravougaonik sa strelicom koja pokazuje ka ćeliji za koju smo napravili komentar. Pri vrhu ćemo videti ime korisnika prikazano zadebljanim slovima (preuzima se iz podešavanja Excel-a), a ispod je slobodan prostor za pisanje komentara. Žuti pravougaonik sa komentarom je moguće pomerati, a moguće je i promeniti njegove dimenzije. U gornjem desnom uglu ćelije koja ima komentar pojaviće se mali crveni trougao. Ukoliko je komentar već napravljen, umesto opcije za kreiranje novih komentara u Review traci alata biće prikazana opcija Edit Comment koja omogućava da ažuriramo komentar. Kreiranje novog ili ažuriranje postojećeg komentara možemo da izvršimo i pritiskom kombinacije tastera SHIFT+F2. Pored ovih opcija nalaze se i opcije Previous i Next koje se koriste za kretanje kroz komentare. Opcija Delete se koristi za uklanjanje komentara.

Ponekad ćemo želeti da se vide komentari u tabeli, ponekad ne. Ukoliko želimo da sakrijemo komentar tako da se ne vidi u tabeli potrebno je da selektujemo ćeliju gde se on nalazi, a zatim da kliknemo na opciju Show/Hide Comment. Ona se istovremeno koristi za skrivanje ili prikazivanje skrivenih komentara. Iako se komentar ne vidi, ćelija koja sadrži komentar i dalje će prikazivati indikator u vidu malog crvenog trougla u gornjem desnom uglu. Opcija Show All Comments koristi se za prikazivanje ili skrivanje svih komentara u radnom listu. Kombinacijom tastera CTRL+SHIFT+O selektujemo sve ćelije koje imaju komentar.

Na tablet računarima postoji mogućnost i ručnog crtanja po dokumentima, kao vid komentarisanja. Opcija Show Ink koristi se za prikazivanje ili skrivanje ručno dodatih komentara.