U nekoliko prethodnih tekstova pisao sam o formatiranju sadržaja ćelije. Pored standardnih načina prikaza njenog sadržaja korisnici mogu da definišu i sopstvene prikaze. Korisnički definisani formati mogu odlično da se iskoriste kako bi se obogatio izgled izveštaja. Pomoću njih postižemo efekte slične kao kod primene tehnike uslovnog formatiranja, a možemo ih lako i kopirati ili iskoristiti za pravljenje stilova formatiranja.
Postoji nekoliko funkcija u Excel-u koje doslovce služe za pronalaženje ćelije u vremenu i prostoru. One mogu da se iskoriste da se prepoznaju red i kolona u kojoj se ćelija nalazi, prebroje redovi ili kolone, odredi tip vrednosti koju ćelija sadrži… Same po sebi, ove funkcije se retko koriste. U kombinaciji sa drugim funkcijama, pri uslovnom formatiranju, a posebno kada vršimo proveru unesenih vrednosti mogu da budu nezamenjive.
Pored osnovnih operatora za sabiranje (+), oduzimanje (-), množenje (*) i deljenje (/) Excel sadrži još pregršt funkcija koje možemo da iskoristimo za obavljanje različitih matematičkih operacija. Takođe, tu su i funkcije za računanje apsolutne vrednosti, vraćanje znaka i još neke funkcije koje mogu da budu od značaja, na primer radi formiranja uslova kod uslovnog formatiranja kada želimo da različitim bojama obojimo svaki drugi red…
Uslovno formatiranje omogućava nam da na poseban način podesimo način prikaza ćelije ili grupe ćelija radi isticanja njihovih vrednosti. Prilikom upotrebe opcija za uslovno formatiranje možemo da iskoristimo neka od predefinisanih pravila, o kojima je bilo reč u prethodnom tekstu. Ipak, često ćemo želeti da pravila za formatiranje zadamo samostalno, da odredimo redosled njihovog delovanja ili onesposobimo neka od njih…
I najbolji izveštaji ponekad zahtevaju da se u njima naglase pojedine informacije, da bi bile uočljivije posmatraču i pomogle mu da lakše donese određene zaključke. Uslovno formatiranje predstavlja funkcionalnost Excel-a pomoću koje je moguće naglasiti izgled određene ćelije ili grupe ćelija na osnovu jednog ili više pravila. Izgled se formira na osnovu vrednosti podataka ili zadovoljenja uslova navedenog u formuli.