U zavisnosti od toga šta radimo moguće je koristiti više različitih pogleda na radni list. Ovi pogledi omogućavaju nam da se lakše snađemo u velikim tabelama ili da podesimo izgled radnog okruženja u skladu sa sopstvenim željama. Na taj način Excel je moguće podesiti tako da više podseća na formu za unos podataka ili softver za pripremu za štampu. Lično, prilikom pripreme za štampu dokumenta često koristim Page Layout pogled a u tekstu koji sledi videćete i zašto!
Excel 2007 je doneo novo radno okruženje zasnovano na trakama alata (Ribbons). Ova novina je iznervirala mnoge iskusne korisnike (koji su umeli da podese prečice ka najćešće korišćenim opcijama), a oduševila nove korisnike (koji su videli neke opcije za koje nisu ni slutili da postoje). Da bi „smirili strasti“ programeri Office paketa su najpre dodali traku alata brzih pristupa (Quick Access Toolbar) i mogućnost podešavanja sadržaja traka alata (Office 2010).
Podaci koje unosimo i obrađujemo često se nalaze u više radnih listova (Spreadsheets). U zavisnosti od verzije Excel-a koju koristite, nakon pokretanja programa, svaki novi dokument ima jedan ili više radnih listova. Broj radnih listova koji se pojavljuje u svakom novom dokumentu može se postaviti u opštim podešavanjima, a korisnici mogu samostalno da dodaju, brišu, premeštaju, menjaju boju ili ime radnog lista. Preraspodela tabela po radnim listovima može da vam pomogne da budete puno organizovaniji.
Prilikom rada sa tabelama često postoji potreba za manipulacijom redovima i kolonama, a čini je dodavanje, brisanje, sakrivanje ili prikazivanje skrivenih redova ili kolona. Manipulaciju obično činimo odabirom neke od opcija iz Home trake alata, ali postoji nekoliko prečica koje mogu da nam pomognu da ove operacije izvodimo mnogo brže.
Excel prečice za kretanje i selekciju su one koje ćete u velikoj meri koristiti u svakodnevnom radu. Nemate izbora: prilikom rada sa tabelama ovo su najčešće obavljane operacije, a ako primenite prečice one će vas učiniti značajno produktivnijim. Produktivnost je posledica bržeg rada, jer ćete većinu zadataka moći da obavite isključivo pomoću tastature. Posebno u slučaju kada koristite laptop računar, jer kada ste „u pokretu“ možda nećete imati omiljenu životinju svakog programera (miša) pri ruci.